Definition, Ziele & Methoden

Ziele setzen, Aufgaben planen und die Zeit richtig einteilen – das sind Kompetenzen, die im Arbeitsleben ebenso wie im Privatleben von Bedeutung sind. Das hast du sicher selbst schon oft festgestellt, wenn sich die Arbeit mal wieder stapelt und du gar nicht weißt, wo du anfangen sollst.

Zusammengefasst werden diese Fähigkeiten unter dem Begriff Selbstmanagement. Der Sinn und Zweck des Selbstmanagements bestehen darin, dass du für dich einen Weg findest, um deine individuelle Arbeits- oder Lebensweise zu perfektionieren. Was das genau bedeutet, und mit welchen Methoden es am besten klappt, erfährst du auf dieser Seite.

Was ist mit Selbstmanagement gemeint?

Per Definition beschreibt Selbstmanagement die Fähigkeit, selbstständig – also unabhängig von äußeren Einflüssen – für deine persönliche und berufliche Entwicklung zu sorgen. Diese Kompetenz hilft dir dabei, bessere Entscheidungen zu treffen und mehr Leistungen zu erbringen. Das gilt vor allem für dein Berufsleben, aber auch im Privatleben kannst du dich mit einem guten Selbstmanagement davor schützen, in einem Berg unerledigter Aufgaben zu versinken.

Du fragst dich, warum das für dich wichtig ist? Produktivität ist hier das große Stichwort: Je besser du deine Aufgaben selbst managest, desto produktiver bist du – und das macht sich vor allem langfristig bemerkbar.

Was gehört alles zum Selbstmanagement?

Beim Selbstmanagement geht es darum, dass du deinen Alltag und deine Arbeit selbst in die Hand nimmst. Wichtige Teilkompetenzen, die zu einem guten Selbstmanagement gehören, sind beispielsweise Planung, Organisation, Zielsetzung, Zeitmanagement, Lernfähigkeit und Erfolgskontrolle. Ausgehend davon lassen sich die wesentlichen Aufgaben formulieren, die du beim Selbstmanagement erfüllen musst.

Wie hängen Zeitmanagement und Selbstmanagement zusammen?

Genau genommen ist der Begriff Zeitmanagement irreführend, schließlich kannst du die Zeit nicht wirklich managen. Zeit ist und läuft immer weiter, egal was du tust. Du kannst nur das managen, was du in einer bestimmten Zeit tust, wie zum Beispiel deine Arbeitsweise. Deswegen trifft der Begriff Zeitmanagement auch nicht den Kern dessen, worauf es wirklich ankommt.

Präziser und richtiger ist der Begriff Selbstmanagement.

Trotzdem kannst du das Zeitmanagement als Teilkompetenz des Selbstmanagements ansehen: Hier geht es darum, die dir zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Die größten Probleme beim Selbstmanagement

In der Theorie ist Selbstmanagement die optimale Lösung für einen stressfreien Arbeitsalltag – in der Praxis ist das nicht ganz so einfach. Die Änderung der eigenen Arbeitsweise wirft bei vielen Personen die gleichen Probleme auf. Vielleicht erkennst du dich in dem einen oder anderen Punkt wieder.

1. Zu wenig Zeit

Du bildest dir ein, dass du nicht genug Zeit hast, um aktiv an deiner Arbeitsweise zu feilen. Und genau in diesem Gedanken steckt das Problem. Wenn du produktiver sein möchtest, musst du vor allem eines begreifen:

Für Selbstmanagement musst du dir Zeit nehmen. Du kannst nur etwas ändern, wenn du dich bewusst und aktiv damit beschäftigst.

2. Falsche Prioritäten

Du erledigst die unwichtigen Dinge zuerst, während die wichtigeren oft zu kurz kommen. Das liegt vor allem daran, dass du dir deiner Ziele und Visionen nicht bewusst bist und nicht zuordnen kannst, welche Arbeiten du bevorzugt erledigen solltest. Bevor du deine Prioritäten setzen kannst, musst du also erst deine Arbeitsziele definieren und dir vor Augen führen, was du erreichen möchtest.

3. Zu viele Aufgaben auf einmal

Du nimmst dir zu viele Dinge vor und bist mit der gesamten Situation überfordert. Dein Stapel unerledigter Aufgaben wächst weiter, sodass du gar nicht weißt, wo du mit dem Abarbeiten beginnen sollst. Wichtig ist, dass du Pufferzeiten einplanst, falls eine Aufgabe länger dauert oder unvorhergesehen ein neuer Punkt dazukommt.

 4. Nicht Nein sagen können

Es fällt dir schwer, Nein zu sagen, wenn andere dich um Hilfe oder Unterstützung bitten. Das ist einer der wesentlichen Gründe dafür, dass die Menge deiner Aufgaben stetig zunimmt. Anstatt Aufgaben an andere zu delegieren, übernimmst du sie lieber selbst.

5. Fehlender Überblick

Da du an vielen Aufgaben und Projekten gleichzeitig arbeitest, verlierst du leicht den Überblick über deine To-Dos. So kannst du die Projektfortschritte nicht mehr ohne Weiteres auseinanderhalten und nicht zuordnen, welche Schritte als Nächstes anstehen. Das ist nicht nur frustrierend für dich, sondern wirkt sich auch auf die Qualität deiner Arbeit aus.

6. Ablenkung

Es fällt dir schwer, mit der Arbeit anzufangen und voranzukommen, da du dich leicht von außen ablenken lässt. Sei es eine WhatsApp-Nachricht, eine Statusmeldung auf Facebook oder ein Anruf von den Liebsten – äußere Einflüsse schränken deine Produktivität und Konzentrationsfähigkeit enorm ein. Da das Smartphone iner der häufigsten Ablenkungsfaktoren ist, lohnt sich vielleicht eine Smartphone-Detox-Kur!

7. Aufschieberitis

Unangenehme Dinge verschiebst du immer wieder nach hinten, wodurch sich deine Aufgabenliste weiter verlängert. Die nicht erledigten Aufgaben halten dich davon ab, produktiv zu sein und erinnern dich daran, wie viel du noch nicht erledigt hast. Außerdem verlierst du wichtige Ziele und Fristen aus dem Blick.

Die wichtigsten Selbstmanagement-Methoden

Da du jetzt weißt, was Selbstmanagement ist und welche Ziele dabei verfolgt werden, fragst du dich sicher, wie du deine eigene Selbstmanagement-Kompetenz verbessern kannst. Dazu gibt es verschiedene Methoden, die dir in deinem Berufsleben behilflich sein können.

Das Eisenhower-Prinzip

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip ist eine weitverbreitete Methode, die dir hilft, Prioritäten zu setzen und deine Zeit besser zu managen.

Die Grundidee besteht in der gezielten Kategorisierung von Aufgaben. Mit insgesamt vier Kategorien soll es dir leichter fallen, zu entscheiden, welche Aufgabe du als Nächstes erledigst.

Zunächst musst du jedoch zwei wesentliche Eigenschaften bestimmen: die Wichtigkeit und die Dringlichkeit einer Aufgabe.

Wichtigkeit: Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie dazu beiträgt, deine Ziele zu erreichen. Das bedeutet im Umkehrschluss: Bringt dich eine Aufgabe deinem Ziel nicht näher, ist sie auch nicht wichtig.

Dringlichkeit: Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein muss und es eine Deadline gibt. Wenn es hingegen egal ist, wann du diese Aufgabe ausführst, ist sie nicht dringlich.

Die SMART-Methode

Diese Strategie hilft dir dabei, deine Ziele realistisch zu formulieren und anschließend sinnvolle Fristen zu setzen, um diese zu erreichen. SMART ist eine Abkürzung und steht für eine Reihe von Kriterien, die du bei der Zielsetzung berücksichtigen musst:

S – Spezifisch

Beschreibe deine Ziele so genau wie möglich, also am besten mit konkreten Zahlen. Fasse dich kurz und bringe das Ziel in einem Satz auf den Punkt.

M – Messbar

Wenn du dir bereits bei der Zielsetzung konkrete Zahlen vornimmst, kannst du im Nachhinein einfacher überprüfen, ob du dein Ziel erreicht hast. Versuche dein Vorhaben in bestimmten Dimensionen und Größen festzuhalten, damit deine Ergebnisse messbar sind.

A – Attraktiv

Die Ziele sollen für dich erstrebenswert sein. Plane deine Aufgaben so, dass du auch Lust hast, sie zu erledigen.

R – Realistisch

Wenn deine Ziele unrealistisch sind, kann das ganz schnell in Frustration und Verzweiflung enden. Achte also darauf, dass deine Ziele tatsächlich machbar sind.

T – Termingerecht

Zuletzt geht es darum, deinem Vorhaben einen Zeitrahmen zu setzen. Das erleichtert die Planung und führt dir vor Augen, welchen Fortschritt du zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits erreicht hast.

Die Pomodoro-Methode

Bei der Pomodoro-Methode geht es um deine Arbeitsweise. Zunächst legst du einen Zeitraum fest, in dem du konzentriert und zielstrebig arbeitest, zum Beispiel 15 oder 20 Minuten. Wichtig ist, dass du dich in dieser Zeit nicht ablenken lässt und mögliche Störquellen vermeidest. Stelle dir am besten einen Timer, um die Zeit präzise zu überwachen.

Sobald die Zeit abgelaufen ist, pausierst du fünf Minuten, denn auch Pausen gehören zu einem produktiven Arbeitsprozess.

Das Ganze kannst du einige Male wiederholen. Du wirst merken, dass du in der Arbeitsphase mehr bei der Sache bist und deine Aufgaben effizient erledigst. Nach mehreren Einheiten kannst du dir eine längere Pause nehmen, um deine Arbeit zu belohnen.